Данный модуль может быть использован для управления вашей электронной почтой.
В модуле возможны следующие действия:
-
Отправка электронной почты непосредственно из системы
-
Доступ к электронной почте: вы можете работать с почтой, расположенной на внешних почтовых серверах, без её непосредственной загрузки в базу системы.
-
Импорт электронной почты: вы можете импортировать почту в систему с внешних почтовых серверов.
-
Связывание импортированной почты: вы можете связать импортированную почту с записями в системе, например, с обращениями или с контрагентами.
-
Фильтрация писем по указанным критериям
Настройка электронной почты
Доступ к почтовым параметрам пользователя осуществляется в профиле пользователя: в меню пользователя выберите пункт Мои настройки, перейдите к подразделу Настройка E-mail и нажмите на кнопку кнопку Настройка параметров электронной почты. Часть почтовых параметров как правило уже настроена администратором SuiteCRM, остальные параметры вы можете настроить согласно вашим требованиям.
Система использует протокол IMAP для работы с электронной почтой. Протокол IMAP сохраняет структуру папок на почтовом сервере и позволяет ограничить доступ к определённым почтовым папкам.
Почтовые настройки располагаются на двух закладках: Основные настройки и Учётные записи.
Основные настройки
Основные настройки включают в себя такие параметры как настройка кодовой страницы, настройка подписи и настройка ручной/автоматической проверки входящей почты. Часть параметров уже предварительно настроена, что, однако, не мешает вам изменить их по своему усмотрению. Основные настройки распространяются на все учётные записи пользователя.
Для конфигурирования основных настроек выполните следующее:
-
Откройте настройки параметров электронной почты как это описано выше.
Закладка Основные настройки отобразит стандартные настройки.
-
По вашему усмотрению настройте следующие необязательные параметры:
- Проверять почту
-
Воспользуйтесь выпадающим списком, если вы хотите, чтобы система автоматически проверяла почтовые папки на наличие новых писем через указанный интервал времени. По умолчанию выбрано значение Вручную, что означает, что папки будут проверяться только при нажатии на кнопку кнопку Проверить почту.
- Отправлять в текстовом формате
-
Воспользуйтесь данной опцией, чтобы отправлять письма в виде обычного неформатированного текста (по умолчанию письма отправляются в формате HTML). Если отдельные письма необходимо отправлять в формате HTML – вы можете отменить эту опцию в параметрах письма перед отправкой E-mail.
- Кодировка
-
Из выпадающего списка выберите кодировку для отправляемых писем.
- Подписи
-
Из выпадающего списка выберите подпись, которую вы хотите использовать в отправляемых письмах, если список пуст – в настройках E-mail воспользуйтесь кнопкой Создать и в появившейся форме введите необходимый текст подписи.
- Поместить подпись перед ответом
-
Воспользуйтесь данной опцией, чтобы поместить вашу подпись ПЕРЕД текстом отправляемого письма.
- Количество E-mail на странице
-
Из выпадающего списка выберите количество писем, отображаемых в списке входящих писем.
- Управление папками
-
В данном разделе вы можете настроить видимость имеющихся папок; выделите те папки, которые вы хотите видеть в списке папок.
-
Нажмите на кнопку Сохранить для сохранения параметров; нажмите на кнопку Отказаться для возврата к почтовой странице без сохранения введённой информации.
Учётные записи
Вы можете ввести данные об одной или нескольких почтовых учётных записях для работы с несколькими почтовыми ящиками непосредственно из SuiteCRM.
Учётная запись может быть индивидуальной или групповой. Пользователи могут настраивать только индивидуальные учётные записи. Администратор SuiteCRM может настраивать групповые учётные записи для получения писем, адресованных вашей организации. В дальнейшем входящие письма групповой учётной записи могут быть распределены между различными сотрудниками вашей организации. Обычный пользователь может стать членом групповой учётной записи, созданной администратором SuiteCRM.
Вы можете отправлять письма, используя параметры сервера исходящей почты, настроенные администратором SuiteCRM. Вы также можете изменить стандартные почтовые настройки как это описано в разделе Настройка электронной почты.
Настройки вашей учётной записи имеют приоритет над стандартными настройками. Например, если вы укажете свой сервер исходящей почты, то именно данный сервер будет использован при рассылке писем.
Для создания учётной записи выполните следующее:
-
Откройте настройки параметров электронной почты как это описано выше.
-
Выберите закладку Учётные записи и в подразделе Учётные записи электронной почты нажмите на кнопку Добавить.
-
Заполните следующие поля:
- Название учётной записи
-
Введите название учётной записи.
- Имя
-
Введите имя пользователя.
- Адрес
-
Введите электронный адрес пользователя.
- Логин
-
Введите логин пользователя, некоторые почтовые серверы в качестве логина требуют указывать электронный адрес пользователя.
- Пароль
-
Введите пароль пользователя.
- Сервер входящей почты
-
Введите адрес сервера входящей почты.
- Протокол почтового сервера
-
Из выпадающего списка выберите протокол IMAP. При выборе протокола IMAP в настройках отображаются дополнительные поля:
- Проверяемые папки
-
По умолчанию проверяется папка INBOX, при необходимости нажмите на кнопку Выбрать для просмотра доступных папок почтового сервера. После выбора необходимых папок нажмите на кнопку ОК. Для выбора сразу нескольких папок используйте клавиши Shift или Ctrl. Содержимое выбранных папок будет отображаться в списке входящих писем.
- Удалённые
-
Нажмите на кнопку Выбрать для выбора папки для удалённых писем. После выбора папки нажмите на кнопку ОК.
- Отправленные
-
Нажмите на кнопку Выбрать для выбора папки для отправленных писем. После выбора папки нажмите на кнопку ОК.
- Порт
-
Система автоматически заполняет данное поле при выборе почтового протокола.
- Использовать SSL
-
Отметьте данную опцию, если сервер использует SSL-соединение. Система автоматически настраивает данный параметр, если выбрана опция Установить параметры Gmail™.
Нажмите на кнопку Тест настроек для проверки корректности введённых данных.
-
В подразделе Параметры исходящей почты настройте следующие параметры:
- Также пересылать на адрес
-
Если вы хотите, чтобы все исходящие письма также пересылались на дополнительный адрес – укажите его здесь.
- Сервер исходящей почты
-
Из выпадающего списка выберите сервер исходящей почты. Вы можете использовать как стандартный исходящей почты, так и указать новый, как это описано в разделе Добавление сервера исходящей почты.
-
Нажмите на кнопку Сохранить для создания учётной записи.
Текущая учётная запись отображается и подсвечивается в списке активных учётных записей, который расположен в левой части формы. В этом списке отображаются все созданные вами учётные записи. Если вы выбираете другую учётную запись, то вы не сможете работать с письмами предыдущей учётной записи. Те групповые учётные записи, к которым вы имеете доступ, также отображаются в списке активных учётных записей. При выборе нескольких учётных записей удерживайте клавишу Ctrl (для пользователей Windows) или клавишу CMD (для пользователей Macintosh).
-
Для добавления другой учётной записи нажмите на кнопку Добавить или нажмите на кнопку Закрыть для закрытия окна настроек.
Добавление сервера исходящей почты
-
Откройте настройки параметров электронной почты как это описано выше и в подразделе Серверы исходящей почты нажмите на кнопку Добавить. Вы можете выбрать предустановленные параметры для Gmail, Yahoo!, Exchange, или указать собственные параметры. Для добавления информации о почтовом сервере Google нажмите на кнопку Установить параметры Gmail. Система соответствующим образом заполнит все необходимые поля.
-
Укажите имя и адрес отправителя, имя сервера, порт логин и пароль (если используется SMTP-аутентификация).
-
Нажмите на кнопку Отправка тестового письма для проверки настроек сервера исходящей почты.
-
Нажмите на кнопку Готово для сохранения параметров сервера, в этом случае название сервера появится в выпадающем списке серверов исходящей почты.
Описание элементов интерфейса
Форма списка электронной почты содержит как стандартные элементы (например, элементы навигации и сортировки записей), так и специфические значки и кнопки:
|
Кнопка переключения между учётными записями электронной почты и выбора почтовой папки. |
|
Непрочитанные сообщения отображаются на пурпурном фоне. |
|
Этим значком помечаются письма с вложениями. |
|
Этим значком помечаются письма, импортированные в систему. |
|
Этим значком помечаются важные письма. |
Панель кнопок содержит следующие элементы:
|
Меню действий - используется для массовой работы с письмами: импорт писем в систему, установка отметок прочитанное/непрочитанное, важное/обычное. |
|
|
|
Открытие профиля текущего пользователя. В нижней части закладки Профиль пользователя расположена кнопка настройки почтовых параметров. |
|
Получение почты персональной учётной записи. Обратите внимание: проверка групповой учётной записи происходит автоматически по расписанию планировщика. |
|
Выбор почтовой папки. Повторяет функционал кнопки переключения между учётными записями. |
|
Фильтрация писем по указанным критериям. |
|
Настройка колонок - настройка видимости и порядка расположения колонок Формы списка. |
Создание и отправка электронных писем
В процессе составления письма вы можете изменить некоторые параметры, например, выбрать учётную запись, от имени которой будет оправлено письмо, либо выбрать шаблон письма, на основе которого будет составлено текущее письмо. Вы также можете связать создаваемое письмо (как до отправки, так и после) с какой-либо существующей записью в системе.
При необходимости вы можете создавать и отправлять электронные письма напрямую из других модулей системы (например, при просмотре контактов или контрагентов), используя форму быстрого создания E-mail. Для этого нажмите на электронном адресе в Форме списка или в Форме просмотра той или иной записи или воспользуйтесь кнопкой Создать E-mail в Форме просмотра записи.
Для создания электронного письма выполните следующее:
-
Нажмите либо на пункт меню Создать E-mail, либо на соответствующей кнопке, расположенной в верхней части Формы списка.
-
Для создания письма на основе существующего шаблона выберите необходимый шаблон из выпадающего списка.
-
В появившейся форме заполните следующие поля:
- От
-
Для отправки письма от имени конкретной учётной записи воспользуйтесь выпадающим списком и выберите соответствующую запись. В списке представлены все созданные вами или администратором SuiteCRM учётные записи.
- Кому
-
Укажите электронные адреса одного или более получателей. Это можно сделать либо вручную, либо через всплывающее меню, где можно выбрать необходимый адрес из списка Контактов, Контрагентов, Предварительных контактов, Адресатов или пользователей системы. При необходимости отправки копии или скрытой копии письма – заполните аналогичным образом соответствующие поля.
- Тема
-
Укажите тему письма.
В поле текстового редактора наберите текст письма. При необходимости форматирования текста – выделите необходимый фрагмент текста и воспользуйтесь кнопками на панели инструментов текстового редактора.
Для добавления к письму вложения или документа, импортированного в систему, воспользуйтесь кнопками Прикрепить файлы или Прикрепить документы. для удаления вложения нажмите на соответствующий значок слева от вложения.
-
Подпись в письме может быть как указана вручную, так и выбрана из заранее созданных вариантов, как это описано в разделе Основные настройки.
-
Для связывания письма с записью в системе укажите необходимый модуль в выпадающем списке и нажмите на кнопку для выбора необходимой записи из списка.
При ручном вводе символов в правое поле система выполняет быстрый поиск совпадающих значений и выводит их тут же в виде выпадающего списка:
При вводе ФИО результат поиска зависит от установленного формата ФИО в настройках пользователя: если указан формат Обращение-Фамилия-Имя (slf), то поиск будет осуществляться по фамилии, если указан формат Обращение-Имя-Фамилия (sfl), то поиск будет осуществляться по имени. Обращение при этом игнорируется.
-
При работе с письмом используйте следующие кнопки:
|
Отправить письмо. |
|
Прикрепить файлы. |
|
Прикрепить документы. |
|
Сохранить черновик в папке Черновики. |
|
Закрыть сообщение. |
В модуле вы можете выполнять следующие действия:
- Проверка поступившей почты
-
Нажмите на кнопку Поверить почту. При поступлении новых писем они будут отображены в списке входящей почты.
- Просмотр поступившей почты
-
Нажмите на соответствующем письме и его содержимое отобразится в Форме просмотра.
- Изменение статуса письма (прочитанное, непрочитанное, важное, обычное)
-
В Форме списка отметьте необходимые письма и в меню Действия выберите необходимый статус.
- Связывание импортированных электронных писем с записями системы
-
За более подробной информацией обратитесь к разделу Импорт писем в систему.
Из Формы просмотра письма возможны следующие действия:
- Импортирование письма в систему
-
В процессе импорта вы можете связать письмо с необходимой записью. За более подробной информацией обратитесь к разделу Импорт писем в систему.
- Ответ на поступившее письмо
-
В меню Действия выберите пункт Ответить.
- Ответ всем получателям
-
В меню Действия выберите пункт Ответить всем. Письмо будет отправлено как отправителю, так и всем получателям, перечисленным в поле Копия и Скрытая копия.
- Пересылка письма
-
В меню Действия выберите пункт Переслать и введите новый адрес получателя.
- Удаление с сервера
-
Удаление текущего письма с IMAP-сервера.
Импорт писем в систему
Импортирование писем позволяет вам более гибко управлять ими в системе. Вы можете назначать импортированные письма другим пользователям, создавать на их основе различные записи системы при помощи соответствующих пунктов меню Действия. |
|
Для импорта писем в систему выполните следующее:
-
Откройте письмо в Форме просмотра и в меню Действия выберите пункт Импорт
-
В появившемся диалоговом окне при необходимости введите следующую информацию:
- Ответственный(ая)
-
Введите ответственного пользователя.
- Связано с
-
При необходимости выберите модуль и нажмите на кнопку Выбрать для выбора соответствующей записи, которая будет связана с письмом.
-
Нажмите на кнопку ОК для импорта письма в базу данных системы; нажмите на кнопку Отказаться для отмены импорта.
Если необходимо выполнить одновременный импорт сразу нескольких писем - отметьте необходимые записи в Форме списка и в меню Действия выберите пункт Импорт.
Связать импортированное письмо с теми или иными записями в системе вы можете через субпанели, доступные в Форме просмотра письма.